Certificado digital FNMT: cómo conseguirlo paso a paso

Si eres autónomo y vas a facturar con un programa VERI*FACTU, tarde o temprano te van a pedir "el certificado digital". Suena a trámite de funcionario, pero es más sencillo de lo que parece: es tu DNI para internet. En esta guía te lo explicamos paso a paso, desde qué es hasta cómo tenerlo listo en tu ordenador sin sustos.

Qué es el certificado digital y para qué lo necesitas

El certificado digital es un fichero que te identifica en internet. Con él, la Agencia Tributaria (y cualquier otra administración) sabe con seguridad que quien se conecta eres tú y no otra persona.

Con VERI*FACTU tiene un uso muy concreto: tu programa de facturación envía a Hacienda un registro de cada factura en el momento de emitirla, y ese envío se hace por una conexión segura autenticada con tu certificado. La propia AEAT lo explica así: como la remisión incluye autenticación con certificado electrónico cualificado, los sistemas VERI*FACTU no tienen que firmar además cada registro.

Ojo: el certificado no sirve para "firmar las facturas" que le das a tu cliente. Sirve para que el envío a la AEAT vaya identificado a tu nombre. Tu cliente recibe una factura normal, con su código QR.

Además, una vez lo tengas te va a servir para mucho más: presentar modelos de IVA o IRPF, consultar notificaciones, pedir certificados de estar al corriente, trámites con la Seguridad Social…

Qué tipo de certificado te corresponde

La FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) indica que para VERI*FACTU valen los certificados de persona física o de representante que se validen en la plataforma @firma. En la práctica:

Esta guía se centra en el primero, que es el que necesita la gran mayoría de autónomos.

Consejo: si tienes DNI electrónico con sus claves activas, puedes usarlo para conseguir el certificado de la FNMT sin pasar por una oficina. Es una de las vías oficiales.

Cuánto cuesta

El certificado de persona física de la FNMT es gratuito. La FNMT lo dice expresamente: la expedición de certificados de persona física no genera coste económico para los interesados.

La única excepción es si eliges la videoidentificación: ese servicio concreto cuesta 2,99 € más impuestos, aunque el certificado en sí sigue siendo gratis.

Cómo conseguir el certificado de persona física, paso a paso

La FNMT ofrece cuatro vías para obtenerlo como fichero: con acreditación presencial en una oficina, con videoidentificación, con tu DNIe o desde un dispositivo móvil. La más habitual es la presencial, que funciona así:

1. Prepara el ordenador. En la web de la FNMT, apartado "Configuración previa", tienes el software que hay que instalar antes de empezar. No te lo saltes: es la causa de muchos errores.
2. Haz la solicitud online. Rellenas tus datos en el formulario de la FNMT y recibirás por email un código de solicitud. Guárdalo bien: lo necesitas para acreditarte y para descargar.
3. Acredita tu identidad. Vas a una oficina de acreditación con tu documento de identidad y el código. En las oficinas de la AEAT, la Seguridad Social y otras hace falta cita previa.
4. Descarga el certificado. Aproximadamente una hora después de acreditarte, vuelves a la web de la FNMT, introduces tu código y descargas el certificado.
5. Haz una copia de seguridad. Nada más instalarlo, exporta el certificado a un fichero (extensión .p12 o .pfx) protegido con una contraseña. La propia FNMT marca este paso como recomendado, y es el fichero que te pedirá tu programa de facturación.

Si prefieres videoidentificación, el proceso es parecido, pero la acreditación se hace con el móvil escaneando un código QR. Necesitas DNI electrónico en vigor y la FNMT indica un plazo aproximado de 48 horas hábiles hasta que te avisan.

Ojo: para descargar el certificado debes usar el mismo ordenador y el mismo usuario con el que hiciste la solicitud. Si pides el certificado en el portátil de casa y lo intentas descargar en el de la oficina, no funcionará.

Caducidad y renovación

El certificado de persona física de la FNMT dura cuatro años desde que se expide. Pasado ese tiempo caduca y deja de funcionar, también para enviar tus facturas a la AEAT.

La buena noticia es que se puede renovar online durante los 60 días anteriores a la caducidad, siempre que no se haya revocado. Entras en la web de la FNMT con tu certificado actual, pides la renovación, recibes un código por email y, aproximadamente una hora después, descargas el nuevo.

En algunos casos (por ejemplo, si tu certificado actual ya venía de una renovación online o se obtuvo con DNIe o videoidentificación), la FNMT te pedirá volver a acreditar tu identidad antes de renovar: en oficina, por videoidentificación o con tu DNIe.

Consejo: apunta en el calendario la fecha de caducidad y ponte un aviso dos meses antes. Si se te pasa, tendrás que empezar el proceso desde cero, con acreditación de identidad incluida.

Cuando renueves, recuerda subir el certificado nuevo a tu programa de facturación. El antiguo deja de valer el día que caduca.

Errores típicos (y cómo evitarlos)

• Cambiar de ordenador o de navegador entre la solicitud y la descarga. Hazlo todo en el mismo equipo y con el mismo usuario.
• Formatear o cambiar de ordenador sin copia. Si el certificado solo vive en tu navegador y el ordenador muere, lo pierdes. Por eso la copia en .p12/.pfx es tan importante.
• Olvidar la contraseña del fichero .p12. Sin ella, el fichero no sirve de nada: ni tú ni nadie puede abrirlo. Usa una contraseña que puedas recordar y guárdala en un gestor de contraseñas.
• Exportar sin la clave privada. Al hacer la copia, el asistente suele preguntar si quieres exportar la clave privada. Tiene que ser que sí; si no, el fichero no sirve para identificarte.
• Pedir el certificado equivocado. Si facturas como sociedad, lo que corresponde es un certificado de representante, no el tuyo de persona física.
• Dejarlo caducar. Ver el apartado anterior.

Seguridad: tu certificado es tu firma

Quien tiene tu certificado y su contraseña puede hacer trámites en tu nombre ante Hacienda. Las condiciones de uso de la FNMT te obligan a custodiarlo con diligencia y a no revelar claves, códigos de solicitud ni contraseñas.

En cristiano:

• No lo mandes por email ni por WhatsApp "para que te lo instalen".
• No compartas la contraseña del .p12 con nadie.
• Guarda la copia en un sitio seguro (no en el escritorio con el nombre "certificado.p12").
• Si crees que alguien lo ha usado sin permiso, revócalo en la web de la FNMT y pide uno nuevo.

Ojo: subir el certificado a tu programa de facturación sí es normal, porque el programa lo necesita para enviar los registros a la AEAT. Lo importante es que ese programa lo guarde protegido.

Cómo se usa el certificado en VeriFácil

En VeriFácil el certificado se sube una sola vez desde Configuración: eliges tu fichero .p12 e introduces su contraseña. El certificado se guarda cifrado y se usa para enviar a la AEAT el registro de cada factura que emites.

¿Y si todavía no lo tienes? Puedes empezar igualmente: sin certificado puedes preparar borradores de factura y registrar tus gastos. Lo que no podrás hacer es emitir, porque emitir implica registrar la factura en la AEAT, y para eso hace falta el certificado. Cuando lo consigas, lo subes y emites los borradores que tengas preparados.

En resumen

1. Si eres autónomo, pide el certificado de persona física de la FNMT: es gratis.
2. Solicítalo, acredita tu identidad (oficina, videoidentificación o DNIe) y descárgalo en el mismo ordenador.
3. Haz la copia .p12/.pfx con contraseña y guárdala bien.
4. Dura cuatro años; renuévalo en los 60 días previos a la caducidad.
5. Súbelo a tu programa de facturación y no lo compartas con nadie más.