Qué debe llevar una factura para ser legal (con ejemplo)

Una factura no es "un papel con lo que me deben". Es un documento con contenido obligatorio, y si le falta algo a tu cliente le pueden negar la deducción del IVA, y tú puedes tener problemas en una inspección. La buena noticia: la lista es cerrada y cabe en una página. En esta guía te la explicamos paso a paso, con un ejemplo real al final.

La norma que manda aquí es el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Su artículo 6 dice qué debe llevar toda factura completa.

Lo que debe llevar toda factura completa

1. Número y serie

Cada factura lleva un número, y la numeración dentro de cada serie tiene que ser correlativa: 1, 2, 3… sin saltos. Puedes usar varias series si hay motivo (por ejemplo, dos establecimientos o actividades distintas), y las rectificativas van obligatoriamente en una serie propia.

Ojo: un hueco en la numeración es lo primero que llama la atención en una inspección. Si una factura no llega a emitirse, que no se "coma" un número.

2. Fecha de expedición

El día en que haces la factura.

3. Fecha de la operación, si es distinta

Si hiciste el trabajo el 28 de septiembre y facturas el 2 de octubre, tienes que indicar también la fecha en que se hizo la operación (o en que cobraste por adelantado, si fue el caso).

4. Tus datos y los de tu cliente

• Nombre y apellidos o razón social completa, tuyos y del cliente.
• Tu NIF. El del cliente también es obligatorio en varios casos, entre ellos el más habitual: operaciones hechas en España por un autónomo establecido aquí. En la práctica, ponlo siempre.
• Domicilio, tuyo y del cliente.

5. Descripción de lo que facturas

Qué has vendido o qué servicio has prestado, con los datos necesarios para calcular la base imponible: precio unitario sin IVA y cualquier descuento que no esté ya incluido en ese precio.

6. Tipo de IVA y cuota

El tipo que aplicas (21 %, 10 %, 4 %…) y la cuota de IVA, que debe aparecer por separado. Si en una misma factura hay operaciones a distintos tipos, la base de cada una va separada.

7. Menciones especiales, cuando tocan

Algunas situaciones obligan a añadir una frase concreta:

La factura simplificada (el antiguo ticket)

La factura simplificada es la versión corta. Se puede usar:

• Cuando el importe no pasa de 400 €, IVA incluido, en cualquier operación.
• Cuando no pasa de 3.000 €, IVA incluido, en ciertos sectores: venta al por menor, hostelería y restauración, transporte de personas, peluquería e institutos de belleza, servicios a domicilio del consumidor, aparcamientos, tintorerías, entre otros.

Su contenido mínimo es menor: número y serie, fecha, tus datos y tu NIF, descripción, tipo de IVA (o la expresión «IVA incluido») y el importe total. No identifica al cliente ni separa la cuota.

Consejo: si tu cliente es empresa o autónomo y te pide la factura porque quiere deducirse el IVA, en la simplificada tienes que añadir su NIF y domicilio y la cuota de IVA por separado. O directamente hazle una factura completa.

La retención de IRPF: cuándo va y cuánto

Si eres profesional (actividades de la sección segunda de las tarifas del IAE: abogados, traductores, arquitectos…) y facturas a una empresa o a otro autónomo, tu cliente está obligado a retenerte una parte del IRPF:

• 15 % con carácter general.
• 7 % si acabas de empezar: el año de inicio y los dos siguientes, siempre que no hayas ejercido ninguna actividad profesional en el año anterior al inicio. Tienes que comunicárselo por escrito a tu cliente.

La retención se calcula sobre la base (sin IVA) y se resta del total. Tu cliente la ingresa a Hacienda en tu nombre y a ti te cuenta como pago a cuenta de tu IRPF.

Dos casos en los que no hay retención:

• Cuando facturas a un particular: los particulares no están obligados a retener.
• Cuando tu actividad es empresarial (un fontanero, por ejemplo) en estimación directa. La ley fija la retención para actividades profesionales, agrícolas, ganaderas y forestales, y para algunas actividades empresariales en módulos (1 %).

El recargo de equivalencia, en dos líneas

Si vendes mercancía a un comerciante minorista que está en el régimen de recargo de equivalencia, además del IVA le repercutes el recargo, por separado en la factura: 5,2 % si el IVA es del 21 %, 1,4 % si es del 10 % y 0,5 % si es del 4 %. Afecta sobre todo a quien vende a tiendas, no a quien presta servicios a particulares.

Rectificar no es editar

Una factura emitida no se toca. Si te equivocaste en un dato, en el IVA o el importe cambia después (un descuento, una devolución), lo que corresponde es una factura rectificativa:

• Va en su propia serie.
• Identifica la factura que corrige.
• Se hace en cuanto te das cuenta, y como máximo dentro de los cuatro años desde el devengo.

Con VERI*FACTU esto es todavía más claro: el registro de cada factura se envía a la AEAT justo al emitirla, precisamente para evitar que se altere después. Así que la vía es siempre la rectificativa (o la anulación, si la factura nunca debió existir).

Lo que añade VERI*FACTU a tus facturas

Si facturas con un programa adaptado al reglamento, cada factura (también las simplificadas) lleva además:

• Un código QR. Tu cliente puede escanearlo y comprobar en la sede de la AEAT que el registro de esa factura consta allí.
• La frase «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT», solo cuando el programa trabaja en la modalidad que envía todos los registros a la AEAT.

Ejemplo: factura de una traductora a una SL

Laura es traductora autónoma (actividad profesional, lleva más de tres años) y traduce un contrato para Reformas Norte, S.L., en Madrid.

Las cuentas: 350,00 × 21 % = 73,50 €; 350,00 × 15 % = 52,50 €; 350,00 + 73,50 − 52,50 = 371,00 €. Reformas Norte le transfiere 371,00 € a Laura e ingresa los 52,50 € de retención a Hacienda.

Además de la tabla, la factura de Laura lleva:

• Número y serie (por ejemplo, 2026-0047) y fecha de expedición.
• Nombre, NIF y domicilio de Laura.
• Razón social, NIF y domicilio de Reformas Norte, S.L.
• Fecha de la traducción, si es distinta de la de la factura.
• El QR y la leyenda VERI*FACTU, si su programa trabaja en esa modalidad.

Ojo: si Laura hubiera empezado su actividad este año (y no ejerció ninguna actividad profesional el año anterior), la retención sería del 7 %: 24,50 €, y el total a pagar, 399,00 €.

Checklist antes de enviar una factura

1. ¿Número correlativo, en la serie correcta y sin huecos?
2. ¿Fecha de expedición (y de operación, si es otra)?
3. ¿Nombre, NIF y domicilio tuyos y del cliente?
4. ¿Descripción con precio unitario sin IVA y descuentos?
5. ¿Tipo de IVA correcto y cuota por separado?
6. ¿Mención especial si es exenta, inversión del sujeto pasivo, criterio de caja…?
7. ¿Retención de IRPF si eres profesional y facturas a empresa o autónomo?
8. ¿Recargo de equivalencia si vendes a un minorista en ese régimen?
9. ¿QR y leyenda VERI*FACTU si tu programa trabaja en esa modalidad?

Hacer esta lista a mano en cada factura cansa. VeriFácil comprueba el NIF de tu cliente con el censo de la AEAT, calcula IVA, IRPF y recargo de equivalencia, numera de forma correlativa y, antes de emitir, te enseña un resumen para que lo confirmes. Si algo sale mal después, se corrige con una rectificativa o una anulación, como manda la norma.