Verifactu para autónomos: qué es, a quién obliga y cuándo

Si eres autónomo, seguramente ya te han hablado de Verifactu con cara de susto. Tranquilidad: no es un impuesto nuevo ni cambia lo que tienes que facturar. Cambia cómo tiene que funcionar el programa con el que haces tus facturas. En esta guía te lo contamos en cristiano: qué es, a quién afecta, desde cuándo y qué puedes hacer ya.

Qué es Verifactu

"Verifactu" es el nombre coloquial del reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que fija los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación (la AEAT los llama SIF). Los detalles técnicos están en la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre.

El objetivo es sencillo: que nadie pueda borrar, esconder o retocar una factura después de emitirla. Por eso las reglas no van contra ti, sino contra los programas que permitían hacer trampas.

La propia AEAT explica que el nombre viene de una de las dos formas de cumplir: la modalidad VERI*FACTU, en la que el programa envía a Hacienda un resumen de cada factura en el momento de emitirla.

Qué cambia en la práctica

Si ya facturas con un programa, en tu día a día notarás pocas cosas, pero importantes:

Cada factura deja un "registro" con huella

Al emitir una factura, el programa genera un registro de facturación: un resumen con una huella digital de sus datos y con información del registro anterior. Así se forma una cadena: si alguien quitara o cambiara una factura del medio, la cadena se rompería y se notaría.

Un código QR en la factura

Las facturas llevan un código QR. Tu cliente puede escanearlo con el móvil y comprobar en la sede de la AEAT que esa factura consta allí. Si el programa trabaja en modalidad VERI*FACTU, la factura incluye además la frase "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o "VERI*FACTU".

Envío a la AEAT (si eliges VERI*FACTU)

En la modalidad VERI*FACTU, el programa remite cada registro a la Agencia Tributaria por internet, de forma automática. En la otra modalidad, el programa guarda los registros él mismo con medidas extra de seguridad (lo vemos más abajo).

Lo emitido ya no se toca

El reglamento exige que los registros sean inalterables: una vez generados, no se pueden modificar sin que el sistema lo detecte. En la práctica:

• ¿Te has equivocado en el precio o te han devuelto algo? Se hace una factura rectificativa, que convive con la original.
• ¿La factura no debió existir nunca (por ejemplo, la emitiste dos veces)? Se hace un registro de anulación y, si procede, una factura nueva con otro número.

Lo que ya no vale es abrir la factura y editarla como si nada.

Ojo: esto afecta a cómo trabajas. El "ya la cambio luego" se acabó. Revisa bien los datos del cliente y los importes antes de emitir.

A quién obliga

Según las preguntas frecuentes de la AEAT, afecta a dos grupos:

1. Quienes fabrican y venden programas de facturación.
2. Empresarios y profesionales establecidos en España que expiden facturas, autónomos incluidos, siempre que cumplan lo que la AEAT llama la "regla de los 4 NO":
   • Que no facturen exclusivamente a mano (es decir, que usen algún programa para facturar).
   • Que no estén en el SII (Suministro Inmediato de Información).
   • Que no tengan su domicilio fiscal en el País Vasco o en Navarra (tienen su propia normativa foral).
   • Que no tengan una resolución que les exima.

Canarias, Ceuta y Melilla sí están dentro: allí, lo que se dice del IVA se aplica al IGIC y al IPSI.

¿Y si facturo a mano o con Word?

Aquí está el matiz que más dudas genera. El reglamento regula el programa, no la obligación de facturar (esa sigue siendo la de siempre).

• Si haces las facturas a mano, en talonario, no te afecta.
• Si usas Word o Excel exclusivamente para escribir los datos, expedir e imprimir las facturas y guardarlas, según la AEAT tampoco te afecta.
• Pero si esa hoja de cálculo, además, procesa los datos de tus facturas para sacar directamente los libros registro de IVA o de IRPF, la contabilidad o cualquier otro resultado que uses para cumplir con Hacienda, la AEAT la considera un sistema de facturación y sí tiene que cumplir.

Esa última frase es más amplia de lo que parece. Piensa en la típica hoja de Excel que, además de hacer la factura, te suma el IVA de todo el trimestre para rellenar el modelo 303, o te lleva el total de ingresos para el pago fraccionado del IRPF. Ese total es un resultado que usas para cumplir con Hacienda, así que, leyendo el criterio de la AEAT, esa hoja ya no es "solo para escribir e imprimir".

Dos ejemplos:

• Laura, diseñadora, hace cada factura en una plantilla de Word, la guarda en PDF y le pasa las facturas a su gestoría, que es quien lleva los libros. En principio no le afecta.
• Marcos, electricista, usa un Excel con una pestaña por factura y otra de "resumen trimestral" que le calcula el IVA repercutido para el 303. Esa hoja procesa sus facturas para cumplir con Hacienda: le afecta.

Consejo: si no tienes claro en qué lado estás (tu Excel "hace cosas", facturas a través de tu gestoría, estás en el SII…), consulta tu caso con tu gestoría. Cuando es tu gestor quien emite las facturas por ti con un programa, las obligaciones recaen sobre ese programa.

Y si no me obliga, ¿para qué cambiar?

Que Verifactu no te obligue no significa que Word sea cómodo. Con Word o a mano, todo lo demás sigue siendo cosa tuya:

• Los requisitos de siempre de la factura (numeración correlativa sin saltos, NIF y datos completos, IVA y retención bien calculados) los compruebas tú, factura a factura. Los repasamos en qué debe llevar una factura para ser legal.
• Los gastos siguen en la guantera o en la galería del móvil hasta que tu gestor te los pide.
• Tu gestoría sigue recibiendo PDFs sueltos que tiene que volver a teclear.
• El día que cambies a un programa, aunque sea para ahorrarte todo lo anterior, tendrás que adaptarte igualmente.

Por eso hay quien, sin estar obligado, prefiere pasarse ya. Con VeriFácil, por ejemplo, la factura se dicta en una nota de voz por WhatsApp, los tickets se guardan con una foto y a tu gestor le llega todo ordenado. Si Word te funciona y no te afecta, también es una opción válida: lo importante es que sepas en qué lado estás.

Desde cuándo: el calendario

Las fechas originales eran 2026, pero el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, las retrasó. Hoy quedan así:

Hasta entonces puedes seguir como estás o empezar ya con un programa adaptado. La AEAT permite usar la modalidad VERI*FACTU de forma voluntaria antes de la fecha obligatoria.

Ojo: si empiezas a enviar registros en modalidad VERI*FACTU, esa elección se mantiene al menos hasta el final de ese año natural.

Las dos modalidades, en corto

El reglamento admite dos formas de cumplir:

Para un autónomo, la modalidad VERI*FACTU suele ser la más cómoda: la AEAT señala que te exime de conservar los registros y de responder requerimientos para entregarlos después. Eso sí, el programa necesita conexión a internet para ir enviando los registros.

Las multas

Las sanciones están en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, y se consideran infracciones graves:

• Para ti, como usuario: usar un programa que no cumple los requisitos y no está debidamente certificado (debiendo estarlo), o uno que se ha alterado, se sanciona con 50.000 € por cada ejercicio.
• Para quien fabrica o vende el programa: si permite, por ejemplo, alterar facturas o no cumple las especificaciones técnicas, 150.000 € por cada ejercicio con ventas y por cada tipo de programa. Si lo vende sin la certificación exigida, 1.000 € por cada programa vendido.

La moraleja: no uses programas "apañados" ni versiones antiguas sin adaptar a partir de tu fecha.

¿Qué es eso de "certificado"?

La AEAT no revisa ni aprueba los programas uno a uno. Según el artículo 13 del Real Decreto 1007/2023, es el fabricante del programa quien certifica que cumple mediante una declaración responsable, que debe estar visible en el propio programa. Tú, como cliente, puedes pedírsela.

Qué hacer ahora: checklist

• Mira cómo facturas hoy. ¿A mano, Word, Excel con macros, un programa? Eso decide si te afecta.
• Apunta tu fecha: 1 de julio de 2027 si eres autónomo.
• Si usas un programa, pregunta a tu proveedor si está adaptado y pide su declaración responsable.
• Consigue tu certificado digital si aún no lo tienes y tu programa lo necesita para enviar a la AEAT.
• Decide herramienta: un programa de facturación adaptado. Si quieres ver lo sencillo que puede ser, mira cómo hacer una factura por WhatsApp en 3 pasos.
• Habla con tu gestoría, sobre todo si tienes un caso especial (SII, recargo de equivalencia, facturas que te emite otro).
• Cambia el chip: los errores se corrigen con rectificativas, no editando.

Un ejemplo de cómo se ve con un programa: Javi, fontanero, termina un trabajo y quiere facturarlo desde la furgoneta. Con VeriFácil manda una nota de voz por WhatsApp, revisa el resumen y confirma; la factura se registra en la AEAT en modalidad VERI*FACTU con su huella y su QR, y le llega el PDF por WhatsApp para enviárselo al cliente.

No hace falta esperar a 2027 para hacer las cosas bien: cuanto antes te acostumbres, menos prisas al final. Y si quieres probar cómo sería facturar así, VeriFácil tiene una prueba de 7 días.