Cómo facturar por WhatsApp con VeriFácil (voz o texto)

Terminas un trabajo y, antes de pasar al siguiente, la factura está emitida y registrada en la AEAT. Le cuentas al chat de VeriFácil lo que has hecho, por voz o por texto, y él prepara la factura, te enseña el resumen y solo la emite cuando tú dices que sí.

Antes de empezar: vincula tu WhatsApp

El chat solo atiende a números vinculados a una cuenta. Se hace en un minuto:

1. En tu portal, busca la tarjeta Factura desde WhatsApp en el inicio (o el bloque WhatsApp en Configuración).
2. En el móvil, pulsa Abrir WhatsApp. En el ordenador, escanea el QR con la cámara del móvil.
3. Se abre el chat con un mensaje ya escrito que lleva tu código de enlace. Pulsa enviar.
4. El bot te da la bienvenida y el portal muestra WhatsApp conectado.

Ojo: para emitir necesitas el NIF y el nombre de tu negocio en tu perfil y tu certificado digital subido. Si falta algo, el bot no emite: te guarda un borrador para que no pierdas los datos.

Pide la factura como se la pedirías a alguien

Escribe o manda una nota de voz con tres cosas: cliente, NIF y concepto con importe.

«Factura a Talleres López, B12345674, traducción del catálogo 350 € más IVA»

• El importe es la base, sin IVA. «350 €» a secas también se entiende como base; «más IVA» lo deja más claro.
• Sin tipo de IVA, aplica el 21 %. Si es otro, dilo: «al 10 %».
• Varios conceptos: «diseño web 500 €, desplazamiento 30 € y hosting 90 €» crea tres líneas.
• Cantidades: «10 metros a 50 € el metro» crea una línea con cantidad 10 y precio unitario 50 €.
• Si te dejas algo, el bot te dice lo que le falta.

Qué hace el bot con tu mensaje

Si es un audio, contesta «Un momento, escucho tu audio…», lo transcribe y sigue este orden:

1. Busca al cliente en tu agenda. Si hay nombres parecidos, te los ofrece numerados para que elijas.
2. Comprueba que el NIF es válido. Si al dictarlo se ha colado un dígito de más, te propone el NIF que cree correcto y te pregunta si es ese. Nunca lo rellena por su cuenta.
3. Si el cliente es nuevo, lo añade a tu agenda y te pide su email (opcional) para poder enviarle la factura.
4. Pide la dirección si no la tiene, porque la factura completa debe llevar el domicilio del cliente: primero el código postal, del que saca localidad y provincia (si no puede, te pregunta la localidad), y luego calle y número. Se guarda en su ficha para la próxima vez.
5. Consulta NIF y nombre en el censo de la AEAT. Si es una empresa, pone su razón social oficial y te lo indica. Si Hacienda no reconoce la pareja NIF y nombre, te avisa de que podría rechazar la factura.
6. Te muestra el resumen (cliente, NIF, dirección, conceptos, base, IVA y total) con tres botones: Emitir factura, Crear borrador o Cancelar.

Si pulsas Emitir factura, llega el último control con los importes definitivos. Si el cliente es una sociedad y en Configuración has indicado que tu actividad es profesional, incluye la retención de IRPF con el tipo de tu perfil (15 %, o 7 % si acabas de empezar); si eres de un oficio o actividad empresarial, no lleva retención y el total a pagar; si el cliente está en recargo de equivalencia, también el recargo. Y pregunta: «¿La emito?», porque una factura emitida ya no se puede modificar, solo rectificar.

Consejo: si necesitas otra retención o quitarla, elige Crear borrador, ajústala en el portal y emítela desde allí o respondiendo emítela en el chat.

Un ejemplo de conversación completa

Así queda con un cliente nuevo:

Con un cliente que ya tiene dirección y email en tu agenda, te saltas las preguntas.

Qué pasa después de emitir

• Registro en la AEAT en el momento de emitir.
• PDF por WhatsApp, solo si Hacienda la acepta. Una factura rechazada o pendiente no es válida, así que no te manda su PDF.
• Si Hacienda pide esperar entre envíos, la factura queda creada, se envía automáticamente en menos de un minuto y te avisa en el chat cuando la acepta. El PDF, en tu portal.
• Si Hacienda no responde, se reintenta automáticamente; mientras, no se la entregues al cliente. Si la rechaza, te dice el motivo para corregirla desde el portal.
• Email al cliente: si tiene email, te pregunta si se la envía. Si no, puedes enviarla luego desde el portal.

Presupuestos, y cómo pasarlos a factura

Si dices «presupuesto» (o «cotización» u «oferta»), prepara un presupuesto; si no queda claro, te pregunta si quieres factura o presupuesto. Se crea con 30 días de validez, recibes el PDF en el chat y se ofrece a enviárselo al cliente por email con un enlace para aceptarlo. Si lo acepta, te llega un aviso por WhatsApp con un botón para pasarlo a factura.

También puedes pedirlo tú: «convierte el presupuesto 7 en factura» o «factúrame el último presupuesto». Crea el borrador y te pregunta si la emite o la deja en borrador. Lo tienes todo, paso a paso, en cómo hacer un presupuesto por WhatsApp.

Gastos: foto o PDF

Las fotos y los PDF que mandas al chat se guardan como gastos, no como facturas. Manda la foto del ticket (JPG, PNG o WebP) o el PDF de la factura del proveedor:

• Cada envío recibe un ✅ y, al terminar la tanda, un único resumen con proveedor e importe de lo guardado.
• Si algo no se lee del todo, te pide completarlo en la app. Los duplicados no se cuentan dos veces.
• Si parece una factura emitida por ti, te pregunta si de verdad es un gasto.

Ojo: un audio como «he pagado 40 € de gasolina» no crea un gasto. El bot te pedirá la foto del ticket o el PDF: un gasto necesita su documento.

Qué lee de cada documento, cómo le llega a tu gestoría y cómo meter gastos por email lo contamos en tickets y facturas de gastos por WhatsApp.

Cancelar, borradores e idiomas

• Cancelar: en cualquier paso, escribe «cancelar», «déjalo» u «olvídalo».
• Borrador: si respondes No a «¿La emito?», te ofrece guardarla como borrador o descartarla.
• Emitir un borrador desde el chat: «emite factura BORR-2026-0003».
• Idiomas: si escribes en inglés, francés o portugués, el bot te responde en tu idioma. La factura sale en español, con el concepto traducido.

Consejos para dictar sin errores

Consejo: el NIF es el dato más delicado. Si puedes, escríbelo. Si lo dictas, hazlo despacio y deletrea la letra («be», «zeta», «equis»).

• El email, siempre por escrito: por voz se cuelan erratas y la factura no llegaría.
• Un documento por audio. Si a mitad de una factura mandas otro audio con otra, empieza de cero con la nueva.
• Revisa el resumen antes de pulsar: después, la factura queda registrada.

WhatsApp va incluido en los dos planes: Estándar (10 € + IVA/mes, hasta 100 documentos al mes entre facturas y gastos) e Ilimitado (20 € + IVA/mes). Prueba de 7 días con tarjeta; primer cobro el día 8.