Tickets y facturas de gastos por WhatsApp: foto y a tu gestoría

El ticket de la ferretería, la factura del proveedor que llega por email, la comida de un desplazamiento… Si los vas guardando "para luego", a final de trimestre toca buscarlos en la guantera, en la galería del móvil y en el correo. Con VeriFácil haces una foto en el momento, la mandas al chat y se queda guardada, leída y ordenada para que tu gestoría la revise.

Antes de empezar

Necesitas tu WhatsApp vinculado a tu cuenta. En tu portal, pulsa Abrir WhatsApp en la tarjeta Factura desde WhatsApp del inicio (o en el bloque WhatsApp de Configuración) y envía el mensaje que aparece escrito. Te lo contamos paso a paso en cómo facturar por WhatsApp.

Manda la foto y sigue con lo tuyo

Cualquier foto o PDF que mandes al chat de VeriFácil se guarda como gasto:

• Foto del ticket o de la factura: JPG, PNG o WebP. Lo normal es hacerla con la cámara de WhatsApp.
• PDF de la factura del proveedor: el que te mandan por email, reenviado al chat.
• Varios a la vez: manda todas las fotos seguidas. No hace falta escribir nada.

Al instante, cada foto recibe un ✅ como reacción. Cuando dejas de mandar documentos, el bot te envía un único resumen de toda la tanda:

Si un documento no se ha podido leer del todo, el resumen te lo dice («1 no se pudo leer del todo — complétalo en la app») y lo terminas desde el portal en un momento.

Consejo: para un ticket en papel, mejor foto que PDF escaneado. Los PDF que te mandan los proveedores (los que tienen texto seleccionable) se leen bien; un escaneo guardado como PDF puede no leerse. Si pasa, vuelve a subirlo como foto desde el portal.

Qué lee VeriFácil de cada documento

La inteligencia artificial extrae los datos principales del documento para que no tengas que teclearlos:

• Proveedor y su NIF
• A nombre de quién está (el destinatario)
• Fecha y número de la factura
• Base, tipo de IVA, cuota de IVA y total
• Tipo de documento: factura completa, factura simplificada (el ticket de siempre), albarán, proforma, justificante de pago…
• Categoría: combustible, material, suministros, dietas, transporte, seguros…

Si un dato no aparece en el documento, no se lo inventa: lo deja en blanco para que lo completes tú. Y aprende de tus proveedores: si en un documento no aparece la categoría o el tipo de IVA, usa lo que ya sabe de ese proveedor por las veces anteriores.

Ojo: leer bien el documento no lo convierte en deducible. Si el ticket no lleva tus datos, o el gasto no tiene que ver con tu actividad, puede que no te lo puedas desgravar. Lo explicamos en qué gastos puede deducirse un autónomo. VeriFácil los guarda y los ordena; la decisión final la toma tu gestoría.

Lo que VeriFácil comprueba por ti

• Duplicados: si mandas dos veces el mismo ticket (pasa mucho con WhatsApp, que recomprime las fotos), no lo cuenta dos veces y te lo dice: «Ese documento ya lo tenía guardado (no lo duplico)».
• Facturas que no están a tu nombre: si la factura lleva el NIF de otra persona, en el detalle del gasto verás el aviso «Esta factura no está a tu nombre» con lo que tienes que hacer: pedir al proveedor que la emita con tu NIF y volver a subirla.
• Facturas tuyas por error: si mandas una factura que has emitido tú (una venta, no un gasto), el bot te pregunta si de verdad es un gasto antes de apuntarla.
• Gastos sin papel: si mandas un audio diciendo «he pagado 40 € de gasolina», el bot te recuerda que un gasto necesita su documento y te pide la foto del ticket.

Tus gastos en el portal

En la sección Gastos de tu portal lo tienes todo ordenado por mes o por trimestre, con la base, el IVA y el total del periodo sumados. Cada gasto lleva su estado:

Desde el detalle de cada gasto puedes ver el documento original, corregir cualquier dato y marcar si es un gasto de tu negocio. Cada cambio queda registrado.

Otras formas de meter gastos

• Tu email de gastos: en la página Gastos tienes una dirección propia. Reenvía ahí las facturas que te llegan por correo, o dásela directamente a tus proveedores, y entrarán solas. Se procesan los adjuntos en PDF o imagen (hasta 10 por email); el texto del correo no se lee.
• Subir desde el portal: el botón Subir gasto para arrastrar un archivo desde el ordenador.

Los tres caminos (WhatsApp, email y portal) acaban en el mismo sitio y pasan los mismos controles.

Cómo le llega a tu gestoría

Aquí es donde se nota la diferencia a final de trimestre.

Si tu gestoría trabaja con VeriFácil, ve tus gastos en su propio panel, cliente por cliente y periodo por periodo, sin que tú le mandes nada:

1. Abre tu bandeja de gastos del trimestre, con el documento original al lado de los datos leídos.
2. Revisa cada gasto y lo valida, o marca una incidencia con una nota explicando qué pasa.
3. Puede corregir datos si hace falta y ve de un vistazo las facturas que no están a tu nombre o que no desglosan el IVA.
4. Descarga tus gastos en CSV o prepara la exportación para su programa de contabilidad (la de A3 está en beta). Solo se exportan los gastos que ha validado.

Si tu gestoría no usa VeriFácil, tienes todos los gastos ordenados por trimestre en tu portal, con los totales del periodo y el original de cada uno, que puedes descargar para pasárselo.

Consejos para que tus gastos cuenten

Consejo: cuando pagues algo del negocio, pide factura con tu NIF y tu dirección. El ticket normal no lleva tus datos y, sin ellos, el IVA de ese gasto no se puede deducir. Muchos comercios te la hacen en el momento si se lo pides.

• Haz la foto en el momento, antes de que el ticket se pierda o se borre la tinta.
• Que se lea entero: el ticket estirado, con luz y sin cortar los importes.
• Un gasto, un documento: no hace falta mandar el justificante de la tarjeta si ya tienes la factura.

Los gastos por WhatsApp, email y portal van incluidos en los dos planes: Estándar (10 € + IVA/mes, hasta 100 documentos al mes entre facturas y gastos) e Ilimitado (20 € + IVA/mes). Prueba de 7 días con tarjeta; primer cobro el día 8.