Cómo hacer un presupuesto por WhatsApp y pasarlo a factura

Estás en casa de un cliente, has mirado el trabajo y te pide precio. En vez de apuntarlo en un papel y hacer el presupuesto por la noche, se lo dices al chat de VeriFácil antes de salir por la puerta: el presupuesto sale en PDF, le llega al cliente por email con un botón para aceptarlo y, cuando lo acepta, lo pasas a factura con un toque.

Antes de empezar

Necesitas tu WhatsApp vinculado a tu cuenta de VeriFácil. Si aún no lo has hecho, en tu portal verás la tarjeta Factura desde WhatsApp en el inicio (o el bloque WhatsApp en Configuración): pulsa Abrir WhatsApp en el móvil o escanea el QR desde el ordenador y envía el mensaje que aparece escrito. Lo explicamos con detalle en cómo facturar por WhatsApp.

Pídelo con la palabra «presupuesto»

Escribe o manda una nota de voz con cliente, NIF y trabajo con su precio, y di la palabra presupuesto (también valen «presu», «cotización» u «oferta»):

«Presupuesto para Marta Ruiz, 23456789D, instalación de dos enchufes y un punto de luz, 180 € más IVA»

• El precio es la base, sin IVA. Si no dices otro tipo, aplica el 21 %.
• Varios trabajos: «mano de obra 120 € y material 60 €» crea dos líneas.
• Si no dices ni «presupuesto» ni «factura», el bot te enseña el resumen y te pregunta cuál de las dos quieres.

Ojo: el NIF del cliente también hace falta en un presupuesto. Si te lo dictan, el bot comprueba que sea válido y, si ha oído mal un dígito, te propone el que cree correcto y te pregunta antes de usarlo. Si puedes, escríbelo.

La dirección del cliente no hace falta para el presupuesto. Te la pedirá el día que lo pases a factura, porque una factura completa sí debe llevarla.

Qué te contesta el bot

1. Si el cliente es nuevo, lo añade a tu agenda y te pide su email para poder enviarle el presupuesto. Escríbelo (por voz se cuelan erratas) o responde «no» para seguir sin email.
2. Te enseña el resumen: cliente, NIF, trabajos, base, IVA y total, con los botones Crear presupuesto y Cancelar.
3. Al crearlo, te manda el número y el total, y justo después el PDF del presupuesto.
4. Te pregunta si se lo envía al cliente por email con el enlace para aceptarlo.

Así queda la conversación completa:

Si respondes No, el presupuesto queda guardado en tu portal, donde puedes editarlo, enviarlo más tarde o convertirlo en factura.

Tu cliente lo acepta con un botón

El email le llega a tu cliente con el PDF y un enlace para ver el presupuesto y aceptarlo o rechazarlo. No necesita instalar nada ni registrarse.

• Por WhatsApp se crea con 30 días de validez. Pasado ese plazo, el enlace ya no permite aceptarlo.
• Cuando lo acepta, te enteras: recibes un email y un aviso en WhatsApp con un botón para pasarlo a factura en ese momento o dejarlo para más tarde.

De presupuesto a factura

Cuando termines el trabajo, pide la factura a partir del presupuesto. Por WhatsApp vale cualquiera de estas:

• «convierte el presupuesto 7 en factura»
• «factúrame el último presupuesto»
• «factura a partir del presupuesto 2026-0007»

El bot crea la factura como borrador con los mismos datos y te pregunta: ¿La emito a Hacienda o la dejo en borrador?

• Emitir: sigue el flujo normal de una factura. Si al cliente le falta la dirección, te la pide (primero el código postal, luego calle y número), te enseña los importes definitivos y te pregunta «¿La emito?». Al emitirla, se registra en la AEAT y, si Hacienda la acepta, te llega el PDF.
• Dejar en borrador: la tienes en el portal para revisarla o cambiar lo que haga falta antes de emitir, por ejemplo si al final hubo un trabajo extra.

En el ejemplo, Marta es un particular, así que la factura no lleva retención de IRPF: 180,00 € de base, 37,80 € de IVA y 217,80 € de total. Si el cliente fuera una empresa y tu actividad fuera profesional, el bot aplicaría la retención de tu perfil (te lo contamos en cómo facturar por WhatsApp).

Consejo: si lo que cobras al final no coincide con lo presupuestado, deja la factura en borrador, ajústala en el portal y emítela desde allí. Una factura emitida ya no se puede modificar, solo rectificar.

Presupuestos desde el portal

Todo lo anterior también lo puedes hacer desde Presupuestos en tu portal:

• Crear un presupuesto con validez de 7, 15 o 30 días (u otra fecha).
• Enviarlo por email con el enlace de aceptación.
• Ver su estado: borrador, enviado, aceptado o rechazado, y filtrar los pendientes de facturar (aceptados que aún no has convertido).
• Convertirlo a factura desde el menú ⋮ del presupuesto.

Preguntas rápidas

• ¿Un presupuesto se registra en Hacienda? No. Un presupuesto no es una factura: no se envía a la AEAT ni lleva QR. Lo que se registra es la factura que emites después.
• ¿Puedo cancelar a mitad? Sí: escribe «cancelar», «déjalo» u «olvídalo» en cualquier paso.
• ¿Cuenta para el límite de mi plan? El límite del plan Estándar son 100 documentos al mes entre facturas emitidas y gastos; los presupuestos no entran en esa cuenta. La factura que emitas a partir del presupuesto, sí.

Los presupuestos por WhatsApp van incluidos en los dos planes: Estándar (10 € + IVA/mes) e Ilimitado (20 € + IVA/mes). Prueba de 7 días con tarjeta; primer cobro el día 8.