Gestorías: facturas y gastos revisados, listos para A3

Fin de trimestre en una gestoría: correos pidiendo tickets, fotos borrosas que llegan por WhatsApp personal, facturas en Word que hay que volver a teclear y algún cliente que aparece el día 18 con una bolsa de papeles. Nada de eso es asesorar, pero se come buena parte del mes.

VeriFácil le da la vuelta: tus clientes emiten sus facturas y te mandan sus gastos desde el móvil, y tú lo tienes todo en tu portal, ordenado por cliente y periodo, listo para revisar y llevar a tu programa contable.

El problema: perseguir papeles y teclear lo que ya existe

Lo que más tiempo quita en una gestoría no es el criterio contable, es la logística:

• Perseguir tickets y facturas de proveedor que el cliente perdió, no encuentra o manda a trozos.
• Teclear facturas emitidas que ya existían en otro formato.
• Comprobar a mano si una factura está bien hecha, a nombre de quién está o si falta un dato.
• Montar el trimestre con prisas, porque todo llega en los últimos días.

Con VERI*FACTU, además, las facturas de tus clientes tendrán que salir de un sistema que las registre y las comunique a la AEAT. Es un buen momento para que salgan de uno que también te las deje a ti ordenadas.

Cómo funciona: tus clientes facturan, tú lo ves todo

Tus clientes usan VeriFácil para dos cosas:

1. Emitir sus facturas, desde el portal o por WhatsApp (con un audio o un texto). Cada factura se registra en la AEAT al emitirla.
2. Enviar sus gastos, con una foto del ticket o el PDF de la factura por WhatsApp, reenviándolos a su email de gastos o subiéndolos en la app. VeriFácil lee el documento y extrae proveedor, NIF, fecha, base, IVA y total.

Tú entras en tu portal, en Cartera de clientes, y ves de un vistazo:

• Cuántos clientes tienes, cuántos están al día y cuántos requieren atención (incidencias, avisos o gastos por revisar). Un clic en ese contador filtra solo esos.
• Por cada cliente: su estado de cumplimiento, lo facturado, los gastos y el estado ante la AEAT.
• Un selector de año y trimestre (T1 a T4) para trabajar periodo a periodo, y un buscador por nombre o NIF.

Al abrir un cliente tienes dos pestañas. En Facturas, cada factura emitida con su número, fecha, base, total y su estado ante la AEAT. En Gastos, cada gasto del periodo con fecha, proveedor, total, categoría y estado de revisión. Si a un gasto le faltan datos clave, lo verás marcado.

El Revisor de gastos: validar con el documento delante

Revisar gastos uno a uno abriendo adjuntos es lento. El Revisor está pensado para ir rápido y sin errores:

• A la izquierda, el documento: la foto o el PDF, con zoom y pantalla completa.
• A la derecha, los datos extraídos: proveedor, NIF, fecha, base, tipo y cuota de IVA, total, tipo de documento y categoría. Si falta algo importante (NIF o nombre del proveedor, fecha o total), aparece un aviso arriba.
• Puedes corregir cualquier dato con el documento a la vista y guardarlo.
• Validar pasa el gasto a validado y salta solo al siguiente pendiente. Si te equivocas, tienes Deshacer.
• Marcar incidencia te pide una nota breve (por ejemplo, «ticket sin NIF del cliente, pide factura completa») y el gasto queda marcado.
• Si una factura está a nombre de un NIF distinto al de tu cliente, el Revisor te lo advierte y te pide confirmación antes de validarla.

Y para ir más rápido todavía, atajos de teclado:

Consejo: el Revisor enseña los datos y avisa de lo que falta, pero no decide por ti si un gasto es deducible. Ese criterio sigue siendo tuyo, que para eso eres el profesional.

Exportar: libro de facturas en CSV y A3 (en beta)

Cuando el periodo está revisado, toca llevarlo a tu programa. Tienes dos caminos.

Libro de facturas en CSV

Desde Exportar, en la cartera, descargas el libro de facturas emitidas de todos tus clientes del periodo. Viene con el IVA desglosado por tipo (una fila por factura y tipo de IVA) y las cuentas y subcuentas de tu configuración. Puedes elegir entre:

• Solo facturas nuevas: las que aún no has exportado.
• Todas del periodo: por si necesitas repetir una importación.

En los dos casos, lo descargado queda marcado como exportado para que no lo dupliques en tu contabilidad. Los gastos de cada cliente también se descargan en CSV desde su pestaña Gastos, listo para abrir en Excel.

Exportación a A3 (en beta)

Si trabajas con a3ASESOR, la exportación a A3, en beta, genera el fichero de importación de A3 (SUENLACE.DAT) de un cliente y un periodo, con ventas y compras:

• Ventas: las facturas emitidas, con su cuenta de ventas, IVA repercutido, retención de IRPF y recargo de equivalencia.
• Compras: los gastos que has validado en el Revisor.
• Puedes exportar todo el periodo, solo las facturas emitidas o solo los gastos.

Para usarla:

1. En Configuración contable, elige a3ASESOR como programa y revisa las cuentas: ventas, IVA repercutido, IRPF y recargo; la numeración de las subcuentas de cliente (autonumeradas, derivadas del NIF o manuales), su prefijo y la longitud de cuenta; y, para gastos, el IVA soportado, el prefijo de proveedores y una cuenta por categoría de gasto. Vienen con valores del Plan General Contable que puedes cambiar.
2. En la ficha de cada cliente, asigna su código de empresa A3. Sin él, la exportación no se activa, para no mezclar clientes en la misma empresa.
3. Si ya tienes las subcuentas de tus clientes en A3, usa Importar subcuentas de A3: subes el fichero exportado de A3, VeriFácil las casa por NIF, te enseña cuántas coinciden y cuáles no, y solo se aplican cuando lo confirmas.

Ojo: la exportación a A3 está en beta. Revisa la primera importación en A3 antes de contabilizar en firme. De momento cubre el régimen general de IVA: no incluye facturas rectificativas, facturas con IGIC ni operaciones exentas, y los gastos que no se pueden exportar se excluyen y te lo indica con el motivo.

Dar de alta a tus clientes

Desde Invitar clientes tienes dos formas:

• Invitación por email en lote. Pega la lista de emails (uno por línea o separados por comas, y si quieres con el nombre al lado) o sube un CSV. A cada uno le llega una invitación y su cuenta se crea al registrarse. Verás qué invitaciones están pendientes, cuáles se han devuelto y podrás reenviarlas.
• Tu código, enlace y QR. Comparte el enlace de alta o el QR (en el despacho, en tu firma de email…). Si el cliente ya tiene cuenta, mete tu código en su configuración, en Mi gestoría. Al darse de alta quedan vinculados a tu gestoría.

Si un email ya estaba invitado o ya tiene cuenta, no se vuelve a enviar y te lo indica.

Quién paga

Tu cliente no paga a VeriFácil: en su cuenta verá que su plan está gestionado por tu gestoría. Quien paga es la gestoría, por cada cliente que tiene activo en VeriFácil.

Las condiciones para gestorías te las contamos en una demo, con tu volumen de clientes delante. Si quieres verlo funcionando con casos de tu día a día, pídenos una demo: en unos 20 minutos lo recorremos juntos.